Outlook PST 修復工具以唯讀方式開啟損壞的 .pst 或 .ost，並將找到的內容寫入一個全新、乾淨的檔案。不需要安裝 Outlook。
下載 Outlook PST 修復工具，並指定損壞的 .pst 或 .ost。Outlook 可以保持關閉，甚至不必安裝，因為程式會自行讀取檔案。
預設為「自動」：先執行省時的方式，只有在發現損壞時才啟動較慢的方式。「快速」只執行快速路徑。「深度掃描」會走過整個檔案，還能從健全的封存檔中找回已刪除的郵件。
資料夾樹狀結構會列出所有復原的內容。這是修復結果，而不是損壞檔案的預覽。勾選資料夾，依日期或文字縮小清單範圍，開啟郵件即可閱讀。
從 6 種輸出格式中選擇一種，指定目的地後開始。輸出內容會先寫入 .part 檔案，直到最後一封郵件寫入後才重新命名。因此即使儲存中斷，也不會留下一個能正常開啟、裡面卻空無一物的檔案。
免費的收件匣修復工具會直接修改損壞的檔案，第二次執行時還會覆寫上一次產生的 .bak。Microsoft 自己的說明論壇上就有一個案例：一個 30 GB 的封存檔，修復後的檔案和備份存放著同樣錯誤的資料，已無從還原。Outlook PST 修復工具以唯讀方式開啟來源檔案，並將修復結果寫入另一個獨立檔案，來源檔案保持不變。
在 Outlook 中刪除郵件，並不會立即從 .pst 中抹除。這筆記錄會一直留著，直到該空間被重新使用。「深度掃描」會讀取這些殘留資料。在一個永久刪除了 11 封郵件的測試檔案上，11 封全部找回；一般的資料夾掃描則一封也沒找到。Outlook 會優先重複使用內文區塊，因此復原的郵件可能標頭完整、內文卻已遺失，我們會如實標示。
內文或附件未能保存下來的郵件仍會被寫出，並標記為 [partial]，郵件中的附註會說明缺少了什麼。這個標記來自引擎在讀取過程中累積的遺失遮罩。
Outlook PST 修復工具首先會像 Outlook 一樣開啟檔案。如果能開啟，就停止並回報結果。否則，會在副本中利用 7 個欄位（約 46 位元組）重建標頭。接著以特徵碼掃描，每次前進 64 位元組走過整個檔案，並以 CRC32 驗證每個區塊。耗時的掃描只在必要時才執行。
程式內建 PST 讀取器，以及用於匯出單封郵件的寫入器，因此即使電腦沒有安裝 Office，也能開啟信箱並取出往來郵件。
兩個核取方塊決定附件和郵件中內嵌的圖片是否要放入輸出結果。
每次執行結束後都會產生一份書面摘要，列出修復層級、找到的內容、寫出的內容、[partial] 項目的數量，並在獨立區塊中列出未能復原的內容。報告不含任何檔案名稱、主旨或地址，因為它的用途就是貼到電子郵件中。
修復需要空間存放工作副本和輸出結果，因此程式要求可用空間為輸入檔案大小的 3 倍，並以所涉及 2 個磁碟區中較小的那個來計算。在一開始就發出警告，總比進行到 90% 時突然中止要好。
寫入作業在背景執行緒上執行。處理 10 GB 的信箱約需 17 分鐘，期間視窗仍可正常操作。按下「停止」後，未完成的 .part 檔案會被刪除，因此寫到一半的匯出檔不會被誤認為可用的封存檔。
從壞掉的筆電、離職同事或多年沒人打開的備份硬碟繼承來的 .pst，就是無法附加到 Outlook。Outlook 顯示它不是個人資料夾檔案，而且沒有第二份副本。
內建修復工具已執行兩次、郵件卻還是不見時，您可以利用 6 種輸出格式，交回一個 PST、一個 EML 檔案資料夾或一份 PDF。
律師、會計師，以及任何多年後仍須對往來郵件負責的人，都需要以書面形式準確知道哪些內容沒有復原。
一次修復執行，一個由您選擇的目的地。預設為一個全新的 PST，可以立即附加到 Outlook。