Outlook 重複郵件移除工具可清除 Outlook PST 與 OST 檔中的重複郵件，完全不更動原始檔。不重複的郵件會寫入您指定的新 PST 檔。
讓 Outlook 重複郵件移除工具開啟任一 Outlook 資料檔。資料夾樹狀結構會連同核取方塊一起載入，每封郵件都會顯示主旨、寄件者、日期與大小。
勾選要掃描的資料夾，並決定兩封郵件在什麼條件下算是重複：主旨、寄件者、內文等。跨資料夾掃描預設為開啟，會將收件匣與寄件備份一起比對。
在每組中保留第一封、最舊或最新的郵件，並設定清理後 PST 檔的輸出資料夾。如需還原的退路，請開啟備份檔選項。
執行工作後，會產生一個只含不重複郵件的新 PST 檔，以及一份記錄每組保留或移除情形的 CSV 記錄檔。報告可用 Excel 開啟。
來源檔逐位元組保持原樣，不重複的郵件則寫入另一個新的 PST 檔。如果比對規則把不該歸在一起的郵件分成同組，只要改用更嚴格的規則重新執行即可。您的原始信箱始終安全無虞。
Outlook 的「清除」指令只會移除單一交談或單一資料夾內的副本。但副本也會出現在收件匣與封存之間、整個帳戶被匯入到另一個帳戶之上時，或是修復後郵件串大量增生時。曾有一個繁忙的 IMAP 信箱只因一次失敗的重新同步，就讓一個 22,000 封郵件的資料夾膨脹到超過 33,000 封。本程式會在您勾選的所有資料夾之間比對郵件。
清理後的副本會存放在原始檔旁邊，不需要上傳，也不經過網路服務或雲端帳戶。對於法律或金融等受監管行業的信箱而言，在自己的電腦上處理是必要條件，我們把它設為預設做法。
判定重複的欄位共有六個：主旨、寄件者、郵件內文、收件者、日期與附件名稱，勾選您在意的即可。內文會以正規化雜湊值比對，並可忽略 RE: 與 FW: 前綴，讓回覆郵件也能正確對應。
預設會保留每組中最先找到的那一份。只要按一下，就能改為保留最舊或最新的一份，讓您留下郵件串中較整齊、歸檔較妥當的版本。
兩種 Outlook 檔案類型的開啟方式相同，不需要設定 Outlook 設定檔或 Exchange。您可以瀏覽完整的樹狀結構、展開每一層，並只選取要掃描的部分。
在完整執行前先預覽信箱的一部分：用文字篩選條件在主旨、寄件者、收件者與內文欄位中縮小郵件清單範圍，然後套用。
每一組都會記錄所在資料夾、主旨、寄件者、日期，以及該副本是保留還是移除。檔案是帶有 UTF-8 標記的標準 RFC4180 CSV，因此可在 Excel 中正確開啟。
開啟備份後，被移除的重複郵件會另存到第二個專屬的 PST 檔。日後若想找回，只需匯入一次即可。
在 PST 匯入或 Exchange 搬遷後清理信箱，因為這時郵件常會出現兩份，使用者也會抱怨信箱雜亂。
多年來幾個電子郵件帳戶的郵件累積下來，讓個人封存檔變得龐大、開啟緩慢，正好清掉多餘的副本。
在轉交接手的信箱之前先為它瘦身，例如前同事留下、含三十多個子資料夾的 6 GB 封存檔。