適用於 Windows 的電子郵件備份軟體與郵件封存工具，可轉存至 PST 和 MBOX 可將您所有的 IMAP 信箱複製到您的 Windows PC。三個不同供應商的帳戶，僅需一個備份程式即可。
顯示在桌面郵件程式中的電子郵件看起來已儲存在 PC 上。透過 IMAP，該程式會鏡像伺服器。這並非備份。
它會顯示供應商目前保留的內容，並重複其中的所有變更。
備份執行時會讀取郵件並寫入檔案。之後，這些檔案不再依賴於供應商。
下載 Email Backup 工具並將其安裝於 Windows 10 或 11。首個畫面有兩個按鈕。連線信箱會開啟一個郵件服務列表。其他 IMAP 信箱適用於列表中未包含的伺服器。
輸入電子郵件地址。對於已知網域，離開該欄位後程式會自行設定電子郵件服務；如果是託管信箱，則需手動選擇。伺服器、連接埠和加密會自動填入。部分服務僅接受應用程式密碼而非您的常規密碼，密碼欄位的標籤會說明這一點。點選測試以分階段檢查連線，然後點選連線。
登入後，會出現要備份的資料夾面板，旁邊會顯示每個資料夾的郵件計數。勾選您想保留的項目，或點選全選。最底行的總計會顯示所選資料夾和郵件的數量。接著點選下一個：格式。
在另存為選擇 EML、MBOX 或 PST，並在儲存至設定資料夾。點選開始備份。當畫面顯示備份完成時，點選返回信箱。左側面板的新增信箱按鈕將啟動相同四個步驟來處理您的下一個地址。
儲存信箱的常見方法是使用終端機指令或中途失敗的郵件程式。此 Email Backup 工具是第三種選擇。
電郵備份軟體與電子郵件歸檔工具，支援 PST 和 MBOX 格式，內建各大網路郵件服務及 GoDaddy、IONOS 或 Rackspace 託管郵件的現成範本。您的郵件服務尚未列出？請選擇清單中的最後一項，自行輸入主機、連接埠及安全性設定。連接埠 993 搭配 SSL/TLS，連接埠 143 搭配 STARTTLS。這使其成為 cPanel 信箱或您自有網域的 IMAP 備份工具。若您僅有 Gmail 信箱，則可選擇較為精簡的 Gmail 備份軟體。
每次備份皆產生一種格式。EML 和 MBOX 以其原始狀態儲存所有電子郵件，包含標頭和附件。原始日期將保持不變。PST 格式專為 Outlook 設計，遵循其他規則。下方的表格將詳細列出這些格式。
本應用程式自行建立 Outlook 資料檔案，因此電腦無需安裝 Outlook。系統會為每個信箱建立一個 PST 檔案，檔案名稱將依據該電子郵件地址命名。該檔案會在備份程序結束時建立，同時畫面上會顯示建立進度的百分比。後續對該信箱的備份將附加至同一個檔案。
回到先前已備份過的信箱並登入。首頁將顯示自上次備份以來收到的新郵件數量。點擊 下載新郵件，系統將僅擷取這些新郵件，前提是儲存目的地保持不變。本軟體不含排程功能，因此每次備份都需手動點擊執行。若您中途停止某次備份，下次執行時將從該封郵件繼續。
儲存至磁碟的資料結構將與信箱中的版面配置一致。EML 格式會將電子郵件放入與郵件資料夾同名的 Windows 資料夾中。MBOX 格式則會如同 Thunderbird 一樣巢狀組織子資料夾。PST 格式將整個資料夾結構保存在單一檔案內。本軟體沒有依日期或寄件者篩選的功能，因此選擇是逐個資料夾進行的。
本應用程式無法刪除、移動或標記電子郵件為已讀。電子郵件將直接從郵件伺服器傳輸至您的磁碟，不會經過我們的伺服器。您的密碼不會被儲存，每次新的連線都需要重新輸入。
從清單中選擇服務，其伺服器設定將會自動填入。您自己的網域上的信箱通常會透過最後一項進行設定。
請決定您之後將在哪裡閱讀郵件，並選擇該程式所支援的格式。
合約結束，您網域上的電子郵件地址也隨之終止。在取消訂閱之前，請登入每一個帳戶並下載其中的內容。舊供應商的說明頁面通常會顯示您需要輸入的設定。
勾選所有項目進行最後一次完整備份，並檢查您電腦上的一些備份結果。之後再關閉您的電子郵件地址。此應用程式僅能下載，無法重新上傳訊息，因此請在原始資料仍可存取時進行測試。
多年的電子郵件如同其他文件一樣需要移動。將封存目錄複製到 USB 隨身碟，然後載入您在那裡使用的郵件應用程式。Outlook 使用 PST 格式，Thunderbird 使用 MBOX 格式。
由於配額已用盡，新郵件將被退回。請先下載最舊且佔用空間最大的郵件，並確認您的電腦可以正常開啟。之後如何在供應商那裡清除這些郵件，則由您決定。
您每日的郵件使用 Gmail，購物註冊使用 Yahoo，而 iCloud 電子郵件則隨附手機。為每個服務購買單獨的工具意義不大。請逐一新增您的電子郵件信箱，每個信箱都會在備份根目錄下擁有自己的專屬資料夾。若要備份 Yahoo 信箱，請參閱「Yahoo Mail 備份工具」頁面以取得完整操作說明。
整間辦公室的郵件皆由代管公司處理，而團隊中沒有人具備 IT 背景。若要備份 GoDaddy 電子郵件，請從服務列表中選擇 GoDaddy。請先確認您購買的是哪種類型的信箱。GoDaddy 同時也經銷 Microsoft 365，而本程式無法連接 Microsoft 信箱。
您會整理父母或少數客戶的郵件。所有他們的信箱將會顯示在左側清單中，每個信箱都有其獨特的備份記錄。每位使用者皆能登入自己的信箱，其餘部分由您處理。該介面提供 20 種語言，這在信箱擁有者閱讀的語言與您不同時非常實用。
試用版沒有到期日，也沒有鎖定的畫面。它會在每個資料夾中限制可處理的電子郵件數量。
授權金鑰綁定至一部電腦並線上啟用。啟用後請再次執行備份：試用版已保存的電子郵件將會被略過，剩餘的電子郵件將會被下載。