支援附件的 Outlook 與 Excel 合併列印工具會為 Excel 清單上的每個人寄出專屬的郵件，各有自己的主旨和自己的附加檔案。郵件從您自己的信箱寄出，可透過 Outlook 登入或您的 SMTP 伺服器傳送。
開啟您的 XLSX 或 CSV 檔案。任何工作表、任何欄名都可以。程式會找出位址欄和姓名欄，您也可以手動修正它的選擇。Outlook 連絡人同樣可以作為來源。
輸入主旨和內文，再從側邊面板拖入合併欄位。表格的每一欄都可以使用，另外還有日期和記錄編號。附加所有人都會收到的檔案，並選取存放每個人專屬文件的那一欄。
「檢查」步驟會顯示郵件實際呈現的樣子，每個位址欄位都已填入。它會連同列號列出遺失的檔案、空白的位址、重複項目和未知的欄位名稱，還會估算寄送所需的時間。
在瀏覽器中登入您的 Outlook 信箱，或輸入 SMTP 伺服器的主機、連接埠和登入資訊。設定寄送速度，選擇立即寄送或排定時間，然後觀察進度。最終報告會顯示已寄出的內容。
將這次寄送儲存為專案檔 (.ommproj)。它會保存四個步驟中的所有設定，但密碼和權杖不會寫入檔案。下個月只要換上新的試算表，再按下「開始」即可。程式還會列出您上次開啟的專案並標示日期，讓您知道星期五的工作是已經完成，還是中途停止了。
支援論壇上到處都是同樣的故事。前 20 封順利寄出，接著郵件開始被退回並標示為無法傳遞，卻沒有任何說明；或者寄出了 130 封，其餘的卻一直卡在「寄件匣」裡不動。Outlook 合併列印工具會依照您設定的速度寄送，並保有自己的記錄，其中每位收件者的狀態只會是尚未寄出、傳送中或已完成。如果執行中斷，程式會查明傳送中的那些郵件後來怎麼了，再從該處繼續，因此不會有客戶收到第二次帳單。結束時的總數必須對得上，任何無法追查的剩餘項目都會在報告中標示為原因不明。
新版 Outlook for Windows 只執行 Web 增益集，因此 COM 和 VSTO 增益集無法在其中執行。這是一款獨立的 Windows 合併列印軟體，寄送時不受您電腦上 Outlook 版本的影響。
將每個人的文件路徑放在同一欄，Outlook 合併列印工具就只會把該檔案附加到那個人的郵件中。共用附件可在同一次寄送中另外加入。發票、薪資單、對帳單、證書和已簽署的合約都是同樣的做法。
合併欄位在主旨和內文中都能使用。空白的值會連同所在的那一行一併移除，因此不會寄出只有逗號、沒有姓名的問候語。日期和記錄編號可作為服務欄位使用，姓名中的特殊字元也能正確顯示。
Word 和 Outlook 內建的合併功能只會填入「收件者」欄位。在這裡，副本和密件副本可以使用固定位址，也可以逐列取自表格中的某一欄。
Excel 活頁簿和 CSV 檔案會載入與 Outlook 連絡人相同的表格中，本機的 PST 或 OST 封存檔也可以讀取。表格可以從第一列以下開始，標題可以是任何名稱。從封存檔中，程式讀取的是連絡人，而不是郵件。
在任何郵件寄出之前，您可以逐封翻閱郵件，看到的就是收件者將看到的樣子，合併欄位都已填入。「檢查」步驟會依列統計並列出問題：遺失的檔案、空白或格式錯誤的位址、重複的位址，或是找不到對應資料欄的範本欄位。它還會估算執行時間，並在清單超過信箱每日配額時提出警告。
在系統瀏覽器中登入 Outlook 或 Microsoft 365；若是內部部署的 Exchange、您自己的網域，或使用應用程式密碼的 Gmail 帳號，則可使用一般的 SMTP。Microsoft 信箱正逐步停用以密碼驗證的 SMTP。程式開啟期間權杖保留在記憶體中，郵件則從您的電腦直接送往您的郵件服務供應商。沒有任何郵件會經過 SoftOrbits 的伺服器。
每月的發票和對帳單，用的就是您本來就會為每位客戶製作的文件，搭配同一封郵件內文。月結有固定的日期，這部分工作不應該耗掉一整個晚上去點滑鼠。
薪資單就是典型的例子。每個人只能收到自己的檔案，只要有一個附件錯放到相鄰的列，就是一起實際的事故。「檢查」步驟讓您在寄出前逐一核對每個人和對應的檔案。
可用來寄送待簽署的合約、續約通知、課程證書，以及發給社團或學校名單的信件。請以 XLSX 或 CSV 載入清單。每個人都可以收到只有本人該看的文件，必要時還能將副本寄給其主管。