PDF 轉 QBO 轉換器可將 PDF 銀行對帳單轉成 QuickBooks 願意接受的 Web Connect 檔案，金融機構識別碼取自銀行清單，而不是論壇上的貼文。這是 Windows 桌面程式，不會上傳任何資料。
將 PDF 對帳單加入清單。可以一次加入整個資料夾，每個檔案的表格各自保留。
開啟 FI 面板，在「查詢」對話方塊中找到您的金融機構。ORG 名稱、FID 和 INTU.BID 取自隨程式安裝的機構目錄，您不必憑記憶輸入。
預覽為純文字，會列出已讀取的頁數、找到的表格、每個表格採用的解析方式，以及每個表格的前幾列。在「轉換」頁面將輸出格式設為 QBO，然後執行。
在 QuickBooks Desktop 中，使用 File > Utilities > Import > Web Connect。在 QuickBooks Online 中，於銀行業務畫面上傳檔案，方式與上傳銀行下載檔相同。接受任何交易之前，請先選好帳戶。
聊天機器人或手動鍵入都能給您一份看似分類帳的東西，但猜出來的數字和實際讀出的數字看起來完全一樣。在 r/QuickBooks 的一則討論中，有人手上有一個已關閉帳戶的兩萬列資料，當數字開始與原件對不上時，他就放棄了聊天機器人。PDF 轉 QBO 轉換器軟體依據文件的版面幾何結構建立資料列。您仍需對照原始文件核對。
在自己的電腦上轉換檔案，檔案路徑就留在您掌控的磁碟上。網路服務則會把紀錄留在營運它的公司那裡。IRS Publication 4557 與 FTC Safeguards Rule 要求制定書面計畫，列出每一家接觸客戶資料的外部廠商；在本機執行的轉換器永遠不會出現在這份名單上。
銀行資料連線只會抓取近期的交易。較舊的紀錄會以文件形式從銀行寄來，而已關閉的帳戶可能不再提供下載。如果銀行仍能為您需要的月份匯出 CSV，CSV 轉 QBO 轉換器是較短的路。如果不能，PDF 就是那一年唯一的副本，而它仍然必須變成登錄簿能接受的格式。
Web Connect 只讀取一種檔案類型，並且在讀取任何交易之前，先確認檔案聲稱的來源。FI 面板存放 ORG、FID 和 INTU.BID；「查詢」對話方塊會在程式隨附的機構目錄中按名稱找到您的銀行，該目錄是 tools 資料夾中的一個純文字檔。
當機構欄位驗證不通過時，PDF 轉 QBO 轉換器軟體不會產生 .qbo，並會指出哪個欄位有誤。
在「轉換」頁面的下拉式方塊中選擇輸出格式。對帳單可以輸出為供銀行資料連線使用的 Web Connect 檔案，也可以輸出為給 Excel 用的表格。在 QBO 分支中，CSV 解析器會讀取日期與金額欄。如果您只需要試算表，請使用從 PDF 對帳單寫出 CSV 的工具。
沒有文字層的頁面會交給同一台電腦上的獨立工作程序進行辨識，不需要上傳。此核取方塊預設為勾選，且只有掃描頁面會走這條路，因此原生 PDF 不會因此變慢。辨識支援拉丁字母與西里爾字母，不支援中日韓文字、阿拉伯文、泰文、希臘文與希伯來文。此外，掃描檔的結果也不如仍保有文字層的 PDF 乾淨。
辨識出日期欄與金額欄之後，交易才算成立。程式會統一處理多種千分位分隔符號、兩種小數點符號、貨幣符號，以及會計慣用的括號負數。(1,234.56) 會變成 -1234.56，而不是任何合計都用不上的文字儲存格。
批次模式一次處理整個資料夾。跨頁延續的表格會重新接合，並移除重複的表頭，所以長篇對帳單仍是一張表格。
客戶往來的是小型銀行，或不在連線清單上的銀行，因此無法使用銀行資料連線。對帳單以 PDF 寄來，一次好幾個月，而檔案必須以 QuickBooks 接受的方式標明該金融機構。如果該銀行提供 .qfx 下載，請使用將 QFX 下載檔轉成易讀 PDF 的轉換器。
本程式按工作站安裝，在沒有網路時也能執行，本身不會發出任何對外連線請求。採用軟體白名單的事務所可以把它列入管理，而不必核准一個保管客戶文件的網路服務。
客戶寄來什麼，您就得處理什麼，大多是 PDF，而且常是掃描檔。在存放工作底稿的同一台電腦上轉換，就能讓申報資料集中在一處，符合事務所書面安全計畫的要求。如果要的是工作底稿而不是登錄簿，請將對帳單交給銀行對帳單轉換器，取得單純的資料列。