銀行對帳單轉換器工具會從 PDF 對帳單或其掃描檔中讀出交易表格，並寫成試算表可以直接開啟的 CSV。程式在您自己的 Windows 電腦上執行，客戶的文件會留在原本的資料夾裡。
下載銀行對帳單轉換器，安裝到存放 PDF 的 Windows 電腦上。第一步是執行安裝程式，而不是填寫註冊表單。安裝完成後，程式會出現在「開始」功能表中。
開啟一個 PDF，或讓程式指向某個資料夾。掃描頁面會當場辨識，因此清晰的對帳單和影印過的對帳單可以一起處理。
預覽會顯示文件的頁數、找到的表格數量、讀取每個表格所用的途徑，以及開頭幾列資料。您可以把全部內容匯出成一個 CSV，也可以每份對帳單各匯出一個檔案。
委任書或保密協議都會帶出一個實際的問題：還有誰持有這個檔案？網路轉換服務可能會依方案把上傳的對帳單保留 5、30、90 或 365 天。銀行對帳單轉換器在您的工作站上執行，因此客戶的對帳單只會留在一方手中。書面安全計畫裡不必列出任何外部處理者，也沒有保留條款需要向客戶解釋。
對帳單的版面會隨銀行、國家和年份而不同，所以別人檔案的轉換結果，很難說明您桌上那一份會如何。試用版會把您自己文件中的前 10 列寫入 CSV。請檢查摘要欄是否維持完整，支出和存入是否落在正確的欄位標題下。在我們的掃描語料庫中，所有儲存格的測得分數為 0.847，數字儲存格為 0.926。您的銀行並不在這個語料庫裡。
CSV 是通往試算表、對帳工作表或查帳人員明細表的格式。同一個引擎也以 PDF 轉 CSV 轉換器的形式提供，可處理發票和列印的報表。會計軟體可能需要另一種格式，下方的問答會說明。
一份對帳單包含地址與帳戶區塊、交易表格，以及附帶小字說明的期末餘額。只有表格形式的內容會變成資料列。銀行對帳單轉換器軟體會保留交易表格；地址區塊和小字說明仍是一般文字。如果摘要方塊本身就是表格，它會在檔案中輸出成獨立的表格。
跨頁的資料列會接合起來，重複的欄位標題會被移除，最後得到只有一列表頭的單一表格。在一份九頁的掃描對帳單上，各個片段合併成五個表格，其中 91% 的資料列每個儲存格都正確。
表格是根據頁面幾何、格線和留白通道重建出來的。採用雙欄版面的信用合作社，和以逗號列印金額的歐洲銀行，走的都是同一套流程。您的對帳單不需要先被列入支援機構清單。
程式偵測到沒有文字層的頁面時，會以內嵌影像的解析度將它轉成影像，再交給同一台電腦上以獨立程序執行的辨識器讀取。這項判斷是逐頁進行的，所以一般的文字 PDF 不會因此變慢。辨識範圍涵蓋拉丁字母語言（EN、DE、FR、ES、IT、PL、CS、SK、TR）和西里爾字母語言（RU、UA、BY）。不支援中日韓文字、阿拉伯文、泰文、希臘文和希伯來文。每頁通常約需 3 秒，因此一份 40 頁的對帳單大約需要兩分鐘。
會計慣用的括號寫法 (1,234.56) 會變成 -1234.56。其餘的交給「轉換」分頁上的三個核取方塊。「正規化數字」會改寫千分位分隔符號，包括不換行空格和瑞士式撇號，並且同時接受逗號和句點作為小數點。「移除貨幣符號」會把符號移到獨立的欄位。「正規化日期」會以 ISO 順序寫出日期。
讓程式指向一個資料夾，裡面的每個 PDF 就會一次處理完畢，輸出成一個合併的 CSV，或每份文件各一個檔案。補帳工作可以一次涵蓋數個帳戶的十二個月或三十六個月。
客戶可能會帶來三個帳戶、長達兩年的對帳單，中間還缺了一個月。對整個資料夾執行一次，積壓的資料就會變成一張表格，當天即可排序和對帳。
銀行網站可能只為最近幾個月提供試算表匯出，更早的資料一律只有 PDF。已結清的帳戶通常只剩下 PDF。當您需要的期間落在匯出範圍之外時，表格就只能從文件中取出。有時匯出的不是試算表，而是 Web Connect 檔案。這種情況下，請把下載的 .qbo 讀成 CSV 表格，不必使用 PDF。
一月到四月之間，客戶的對帳單陸續送到，而報稅代理人必須遵守書面的資料安全計畫，其中要交代每一項接觸納稅人紀錄的外部服務。要用什麼軟體，應該在十二月決定，而不是等到三月中旬。